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根據南非法律專家在最近所做出的一項統計報告顯示，在南非國內營運的各種企業公司或商業單位所必須妥善儲存的紀錄文件種類總數，居然高達170多種，而這些文件所必須保存的時間限期依照狀況各有不同，平均介於六年到40年之間，而有些文件甚至是必須永遠保存的。
南非國內的某些特定產業例如金融服務業，依照法律規定，甚至必須保存超過240種以上的紀錄文件。
Metrofile公司的部門行銷經理保羅．莫倫指出：“南非對於這些文件保存的相關規定其實算是相當嚴格的，如果查出有不遵守規定的公司行號，相關負責人可能必須要負擔額度相當高的罰款，而且該公司的總裁與高層人員還有可能面臨六個月到10年之間的有期徒刑。”
莫倫接著表示，南非大小公司企業所必須妥善保存的紀錄文件大約可以分為以下幾個種類：
一、11%的紀錄文件必須保存長達48小時到兩年。
二、52%的紀錄文件必須保存達三年。
三、25%的紀錄文件必須保存達五年。
四、5%的紀錄文件必須保存10年到15年。
五、7%的紀錄文件必須保存30年以上，甚至必須永遠儲存。
在某些特殊的情況之下，公司行號絕對不可以隨便的將公司的特定文件摧毀，而且，當一家公司與其他公司進行合併、改變規模、或是關門倒閉的時候，這些資料還必須轉交給政府單位的監督人員以及執法人員。
就以南非的這家Metrofle公司來舉例，他們每年都會聘請具有證照資格的法律顧問公司來審查南非政府所頒布的超過2000條法律以及官方規定。
研究人員指出，南非對於公司行號文件的審查規定包括了公司稅務、公司政策、所得稅、不同的員工聘用條件、健康與安全政策、以及金融或服務政策等等。
根據現在南非國內所存在的本土或國際企業運作的狀況來分析，我們可以感覺到南非政府對於公司文件的管理品質真的是越來越重視了。
專家建議在南非經商的民眾，應該要仔細的了解政府有關單位對於商業運作紀錄文件的保存要求，並且確實的遵守，而且還要聘請專業的法律專家來為自己的文件分類。
這些職責並不一定要交由全職的員工來處理，依照自己公司或商店的規模面積，其實可以年度聘請一位特定的律師來過濾，透過有條理的方式來整理各種文件，可以省去許多的成本與浪費的時間。
另外，在南非經商者絕對不要因為一時的疏忽，而隨便將自己所認為不重要的文件銷毀，否則將來吃上官司，反而得不償失。
莫倫另外還強調，即使經商的民眾想要確實的遵守南非政府法律，但是正確無誤的保存這些重要紀錄文件，仍然需要花相當大的功夫，他指出，保存公司或商店營業紀錄文件，應該要遵循以下幾個步驟，才能夠省去不必要的麻煩：
一、建立一個“應保存文件”清單，提供對照的標準。
二、徹底了解相關的法令，每個產業應該保存的文件都不相同，因此應該確保一開始的動作就是正確的，並且避免保存不需要的文件，節省開支與空間。
三、為自己商店或公司的電腦設立一個文件管理的程式，幫助作業。
四、與法律專家保持溝通，隨時為公司的文件保存計劃改良升級。
五、確保公司政策的準確性，這樣也可以減少垃圾文件的囤積。
六、確保在正確的時間期限保存所需的紀錄文件。
七、經仔細確認後，才可以將不需要的文件銷毀。
八、如果有年代久遠的文件，應該將這些資料另外存放在不影響公司運作的空間，避免營業場所凌亂，難以管理。
九、如果有透過電腦網路收取的重要文件，應該加以列印，或是掃描以書面的方式保存。
十、定期檢討文件保存的正確性。(譯自商業刊物) |
